Qué es un ERP y para qué sirve en una empresa colombiana

Qué hace un ERP, en concreto

La forma de entenderlo es seguir una venta de punta a punta y mirar dónde hay que volver a escribir algo.

El vendedor arma la cotización con la lista de precios que le corresponde a ese cliente. El cliente acepta y la cotización se vuelve pedido sin que nadie la vuelva a teclear. En la bodega sale la remisión y el inventario baja en el mismo momento, así que la existencia que ve el vendedor por la tarde ya descontó lo que salió por la mañana. Se emite la factura electrónica ante la DIAN. Queda abierta la cuenta por cobrar, con su plazo y su responsable. El cliente paga, el pago aparece en el extracto del banco, el sistema lo cruza contra esa cuenta por cobrar y la cierra. Y todo eso ya está en la contabilidad, con su tercero y su centro de costo, sin que nadie lo haya vuelto a escribir en ninguna parte.

Con compras pasa lo mismo al revés. La orden de compra sale con el precio que le pactaste al proveedor, la entrada a bodega la recibe el almacenista, llega la factura del proveedor, se cruza contra la orden y contra lo que entró a bodega, se causa y se programa el pago. Si la factura llega por un valor distinto del acordado, ahí está el momento en que alguien tiene que enterarse, y ese alguien es tu jefe de compras, no el revisor fiscal en marzo.

Con la gente pasa lo mismo, y la cadena va del turno marcado a la novedad del mes, la liquidación de la nómina con recargos y dominicales, la seguridad social, la nómina electrónica y el pago. Cuando cada paso vive en el mismo sistema, el cierre de mes deja de ser una semana de cuadrar hojas de cálculo. Por qué el cierre se alarga, y por dónde se va el tiempo, está contado en por qué el cierre contable toma quince días.

Qué tiene que traer en Colombia

Un ERP pensado para otro país necesita parches para operar acá. Antes de mirar cualquier otra cosa, que haga esto sin desarrollos aparte:

• Facturación electrónica ante la DIAN, con notas crédito y débito y los eventos de recepción de las facturas de tus proveedores.
• Documento soporte para lo que le compras a quien no factura electrónicamente.
• Nómina electrónica, con seguridad social, prestaciones y novedades.
• Retenciones e impuestos, retención en la fuente, ICA e IVA, calculados en el documento y no a mano después.
• Información exógena y medios magnéticos saliendo de lo que ya está registrado.

Pregunta además cómo se entera el sistema de los cambios de norma. Un ERP que necesita un desarrollo cada vez que la DIAN cambia un formato es un ERP que vas a pagar dos veces.

Cuándo una empresa ya lo necesita

No hay un número de empleados a partir del cual «toca». Hay señales, y con tres ya lo estás pagando en horas de tu gente:

• El cierre de mes toma más de una semana.
• Hay una persona cuyo trabajo es pasar datos de un sistema a otro.
• Para saber cuánto vendiste ayer hay que pedirlo y esperar.
• El inventario del sistema y el de la bodega no coinciden, y nadie sabe desde cuándo.
• La cartera se persigue desde una hoja de cálculo.
• Cada sede o cada empresa del grupo lleva sus números a su manera.

Software contable, ERP y suite

Se usan como sinónimos y significan cosas distintas. Un software contable lleva la contabilidad y normalmente la facturación electrónica; sirve cuando la operación cabe en eso. Un ERP junta la operación entera sobre una base de datos. Y una suite es un paquete de programas del mismo fabricante que se venden juntos pero que no siempre comparten el dato. Hay que preguntar si la nómina y la contabilidad son el mismo sistema o dos que se sincronizan cada noche.

Hay una pregunta que lo aclara en cualquier demo, y cabe en una línea: «si corrijo el valor de esta factura, ¿dónde más cambia, y cuándo?». Si la respuesta es «en todos lados, ya», es un solo sistema. Si la respuesta empieza con «depende del módulo», son varios programas con un mismo logotipo.

En la nube o instalado

Un ERP instalado vive en un servidor tuyo. Lo compras con licencia, lo mantienes, lo respaldas y lo actualizas tú o tu proveedor, por aparte. Uno en la nube lo usas desde el navegador, y la infraestructura, los respaldos y las actualizaciones corren por cuenta del proveedor.

Para una empresa mediana en Colombia la nube ganó por una razón práctica, y es que los cambios de la DIAN llegan sin que nadie tenga que instalar nada. Lo que sí hay que preguntar es dónde están los datos, quién puede entrar y cómo sales con tu información completa, y eso está en qué preguntarle a tu proveedor sobre seguridad. Ojo también con el IVA, porque el servicio en la nube se factura distinto de una licencia; está explicado en el software en la nube y el IVA.

Cuánto cuesta

La cuota mensual es una línea de seis. A cinco años pesan más el soporte, los desarrollos, los consultores de la implementación y las personas que siguen digitando lo que el sistema no hace. Las seis, para sumarlas con tus propios números, están en lo que cuesta tu ERP; lo que publica cada fabricante, con la fuente y la fecha de cada precio, en cuánto cuesta un software contable en Colombia.

Y Mavox, ¿dónde encaja?

Con la vara de este artículo, Mavox es un ERP, con la operación entera sobre un solo dato y con lo que Colombia exige incluido. Cambia quién escribe el dato. Un ERP guarda lo que tu equipo teclea; Mavox lee la factura que llega al correo, la registra, la cruza contra la orden y contra lo recibido, y avisa cuando no cuadra.