Política de Tratamiento de la Información

Sección 1Quién responde por tus datos

Responsable del tratamiento: Deep & CO S.A.S., sociedad colombiana que opera bajo la marca Mavox.

Nuestro canal de atención al titular es el correo. Escríbenos a contacto@mavox.ai y por ahí se reciben consultas, reclamos, revocatorias y solicitudes de supresión, con los plazos de la sección 12. No publicamos dirección física ni teléfono, y no atendemos solicitudes de datos personales por esos medios.

Mavox es una marca de Deep & CO S.A.S.

Sección 2Cuándo actuamos como responsables y cuándo como encargados

Hay dos situaciones distintas y conviene no confundirlas:

Somos responsables de los datos que tú nos das directamente: cuando llenas el formulario de demo, cuando nos escribes a un correo nuestro, cuando visitas el sitio o cuando eres el contacto de una empresa con la que tenemos una relación comercial. En esos casos nosotros decidimos para qué se usan, y es de eso que trata el grueso de esta política.

Somos encargados de los datos que una empresa cliente carga o genera dentro de la plataforma: los de sus empleados, sus clientes, sus proveedores. Ahí la empresa es la responsable, define las finalidades y nos da instrucciones; nosotros tratamos esos datos por su cuenta, bajo el contrato de tratamiento que firmamos con ella. Si eres titular de esos datos, tus derechos los ejerces ante esa empresa, y nosotros la apoyamos para que te responda a tiempo. También puedes escribirnos a contacto@mavox.ai y trasladamos tu solicitud.

Sección 3Qué datos tratamos

Del formulario de demo. Nombre y apellido, correo de tu empresa, celular o WhatsApp, empresa, tu cargo, cuántos empleados tiene, ventas anuales aproximadas, qué sistema usan hoy, para cuándo lo necesitan y, si quieres contarlo, qué te gustaría resolver. Los tres últimos campos describen tu empresa, no a ti, pero quedan asociados a tu nombre.

De tus correos y mensajes. Lo que nos escribas y los datos de contacto con los que nos escribas, incluidos WhatsApp y los archivos que adjuntes.

De la relación comercial. Datos de identificación y facturación del contacto y de la empresa, comunicaciones, propuestas y contratos.

Del uso del sitio. Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas, origen de la visita y registros técnicos de seguridad. Ver la sección 8.

Lo que no pedimos. No pedimos datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes a través del sitio. El campo abierto del formulario es libre: te pedimos no escribir ahí información sensible ni datos de terceros que no estés autorizado a compartir.

Sección 4Para qué los usamos

Con los datos del formulario de demo y de tus mensajes:

1. Contactarte y agendar la demo. Te escribimos por WhatsApp o por correo.
2. Entender tu operación antes de la reunión, para mostrarte algo que se parezca a lo tuyo.
3. Decidir si podemos ayudarte. Si por tamaño u operación no somos la opción correcta, te enviamos material y te lo decimos, en vez de agendarte una reunión que no te sirve.
4. Prepararte una propuesta, si la conversación avanza.
5. Enviarte información comercial de Mavox —novedades del producto, contenido, invitaciones— solo si nos autorizas. Puedes retirar esa autorización en cualquier momento y seguimos atendiéndote igual.
6. Cumplir obligaciones legales y conservar prueba de tu autorización.

Con los datos técnicos del sitio: mantener el sitio en pie, protegerlo de abuso y entender qué páginas sirven y cuáles no. Ver la sección 8.

Lo que no hacemos: no vendemos ni alquilamos datos personales, no los compartimos con otras empresas para que te vendan lo suyo, y no usamos la información de una empresa cliente para nuestras propias analíticas identificables.

Sección 5Tu autorización

Cuando la ley la exige, pedimos tu autorización previa, expresa e informada, y guardamos la prueba. En el formulario de demo es una casilla que no viene marcada, con enlace a esta política. Registramos la fecha, la hora y la versión de la política que estaba vigente cuando la marcaste.

También podemos tratar datos sin autorización cuando exista una obligación legal o contractual, o alguna de las excepciones del artículo 10 de la Ley 1581.

Puedes revocar la autorización o pedir la supresión cuando quieras, salvo que tengamos un deber legal o contractual de conservar el dato.

Sección 6Con quién los compartimos

No vendemos datos. Los compartimos únicamente con proveedores que necesitamos para operar, cada uno obligado por contrato a tratarlos solo para lo que le encargamos:

También entregamos información a autoridades competentes cuando la ley lo exige, y a nuestros asesores bajo deber de confidencialidad. Si necesitas la lista completa y actualizada de subencargados para un proceso de compra, escríbenos a contacto@mavox.ai y te la enviamos.

Sección 7Transferencia y transmisión internacional

Tus datos salen de Colombia, y te lo decimos de frente. La plataforma está construida sobre Microsoft Azure con los datos alojados en Estados Unidos, replicados en una segunda región del mismo país, y los modelos de inteligencia artificial que usamos también se ejecutan allá.

Cómo lo manejamos:

• Estados Unidos figura entre los países que la Superintendencia de Industria y Comercio declaró con un nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017). Eso permite la transferencia sin la declaración de conformidad previa.
• Con cada proveedor hay un contrato que lo obliga a tratar los datos solo para lo encargado, a mantener medidas de seguridad y a devolverlos o suprimirlos al terminar.
• Con cada empresa cliente, la transmisión internacional queda pactada por escrito en el contrato de cada cliente, en los términos de los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013, cuando tratamos datos por su cuenta.
• Los modelos de inteligencia artificial no se entrenan con la información de nuestros clientes. Usamos las interfaces comerciales de los proveedores, donde no usar los datos del cliente para entrenar es la condición contractual por defecto. Un cliente puede además poner su propia llave del proveedor, y entonces sus conversaciones pasan por su cuenta y bajo su contrato.

Sección 8Cookies y medición

El sitio usa cookies y tecnologías equivalentes:

• Estrictamente necesarias: mantener la sesión en la aplicación, proteger los formularios públicos contra bots (Google reCAPTCHA) y recordar tu decisión sobre la medición. Sin ellas el producto no funciona, no se puede proteger, o tendríamos que volver a preguntarte en cada página.
• Funcionales: recordar preferencias locales de interfaz.
• De medición: Google Analytics 4 y Microsoft Clarity, para saber qué páginas se visitan, de dónde llega la gente y dónde se traba. Clarity graba cómo se navega la página.

Sí medimos, y puedes decir que no. La medición no es necesaria para que el sitio funcione, así que la primera vez que entras te mostramos un aviso abajo con dos opciones: aceptar la medición o rechazarla. Hasta que elijas, ninguna herramienta de medición se carga. Si rechazas, no se carga y no se envía ningún dato. Guardamos tu decisión 6 meses y después volvemos a preguntar, y puedes cambiarla cuando quieras desde el enlace Cookies del pie del sitio.

Puedes ver, borrar y bloquear cookies desde tu navegador. Bloquear las estrictamente necesarias puede impedirte iniciar sesión. El detalle cookie por cookie está en la Política de Cookies.

Sección 9Cuánto tiempo los conservamos

Puedes pedir la supresión de tus datos antes de que se cumplan estos plazos, salvo que exista un deber legal de conservarlos. Cumplido el plazo, los datos se suprimen o se anonimizan de forma que ya no puedan asociarse a ti.

Sección 10Cómo protegemos la información

Aplicamos medidas técnicas, administrativas y organizacionales proporcionales al riesgo. Entre otras: comunicación y bases de datos cifradas en tránsito y en reposo; permisos por acción y por sede; registro con autor y hora de las acciones dentro de la plataforma; separación entre pruebas y producción; respaldos automáticos con réplica en una segunda región; y credenciales guardadas en un almacén cifrado, nunca en el código.

Ninguna persona de Mavox tiene cuenta dentro de la operación de un cliente. Para dar soporte existe un acceso técnico reservado, limitado a un equipo pequeño, que se usa solo cuando el cliente lo pide, y cada uso queda registrado con nombre y hora.

Ningún sistema ofrece seguridad absoluta. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, activamos contención, investigación y corrección, lo documentamos y lo reportamos a quien corresponda —el cliente, los titulares o la Superintendencia de Industria y Comercio— cuando la norma lo exija. El detalle técnico está en Seguridad.

Sección 11Tus derechos

Como titular puedes:

• Conocer qué datos tuyos tenemos y acceder a ellos gratuitamente, al menos una vez al mes.
• Actualizar y rectificar los que estén incompletos, inexactos o desactualizados.
• Solicitar la supresión cuando el tratamiento no respete la ley o cuando hayas revocado la autorización, salvo que tengamos un deber legal de conservarlos.
• Pedir prueba de la autorización que diste.
• Ser informado del uso que le hemos dado a tus datos.
• Revocar la autorización en cualquier momento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite con nosotros.

Sección 12Cómo los ejerces

Escribe a contacto@mavox.ai con:

• tu nombre completo y tu número de documento;
• qué necesitas, en concreto;
• el correo o el celular con el que interactuaste con nosotros;
• el correo donde quieres que te respondamos.

Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el poder o el documento que acredite la representación. Si nos falta algo para identificarte, te escribimos y el plazo empieza a contar desde que lo recibimos.

Plazos de respuesta (Ley 1581 de 2012, arts. 14 y 15):

• Consultas: 10 días hábiles, prorrogables por 5 más.
• Reclamos: 15 días hábiles, prorrogables por 8 más.

Si lo que quieres es borrar tu cuenta o tus datos de la plataforma, el procedimiento completo está en Borrado de datos.

Sección 13Menores de edad

No dirigimos el sitio ni el formulario a menores de edad y no pedimos sus datos. Si un cliente incorpora datos de menores a la plataforma —por ejemplo, beneficiarios de un empleado— responde por la autorización de su representante legal y por el interés superior del menor, y nosotros aplicamos protección reforzada.

Sección 14Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada arriba y sustituye a la versión anterior. Si cambiamos las finalidades del tratamiento o incorporamos un proveedor significativo nuevo, lo informamos con al menos 15 días de anticipación por correo o con un aviso visible en el sitio, y publicamos aquí la versión vigente con su fecha.

La autoridad de protección de datos en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio.

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