Cómo migrar de Siigo: qué exportar y desde dónde

Terceros: clientes y proveedores

Ruta: Reportes → Clientes y Proveedores → Búsqueda de cliente, proveedor u otro. Filtra por estado —activos e inactivos, los dos—, escoge las columnas con «Columnas» y descárgalo con el botón «Descargar».

Revisa que salgan el NIT con su dígito de verificación, el tipo de persona y el régimen. Son los campos que después hacen fallar una factura electrónica si llegan mal.

Ayuda de Siigo: Buscar terceros (clientes – proveedores).

Productos e inventario

• El catálogo: Reportes → Productos y servicios → Saldos y movimientos → Listado de productos / servicios. Ojo: abre filtrado por «Con saldo» y «Activo»; quita los dos filtros o te quedan por fuera los productos sin existencias y los inactivos. Trae estado, existencias y precio de venta, y sale en Excel o PDF.
• Los saldos a una fecha de corte: en el mismo menú, Saldos de inventario. Si manejas bodegas, escógelas todas, y pon la fecha de corte que vas a usar para el arranque. Si no has corrido el costeo, los valores salen como aproximados: córrelo antes.
• El kárdex: Movimiento de productos / Kardex. En pantalla muestra un producto a la vez; para tenerlos todos, usa Descargar Excel avanzado, que además agrega la bodega.

Ayuda de Siigo: Listado de productos y servicios · Saldos de inventario · Kardex.

Plan de cuentas y saldos

• El plan de cuentas: Configuración → Contabilidad → Cuentas contables, y Descargar Excel arriba a la derecha.
• Los saldos: no hay un reporte que se llame «saldos iniciales». Salen del balance de prueba a la fecha de corte: Reportes → Contables → Balances. El general sale en Excel. El balance de prueba por tercero ya no está en ese menú: búscalo en Reportes → Versiones anteriores de reportes → Contables → Balance de prueba por tercero en Excel. Sale en Excel o TXT y es la mejor base para cargar saldos por cliente y proveedor.

Escoge una fecha de corte que sea un cierre de mes y sácalo todo a esa misma fecha. Un balance a 31 de agosto con una cartera a 5 de septiembre no cuadra nunca, y buscar por qué es lo que se come las semanas de una migración.

Ayuda de Siigo: Cuentas contables · Balance de prueba general · Balance de prueba por tercero.

Movimiento contable

El saldo te dice cuánto; el movimiento te dice por qué. Sin él no puedes contestar una revisión de la DIAN sobre un año que ya cerraste.

• Auxiliar de tercero por cuenta: Reportes → Versiones anteriores de reportes → Contables, en Excel o TXT. Auxiliar por cuenta: tiene versión nueva en Reportes → Contables, con el botón «Descargar»; la anterior, en Excel o TXT, sigue en Versiones anteriores.
• Comprobantes detallados: cada comprobante con las cuentas que afectó, el valor y el tercero. En el mismo menú, en Excel.

Sácalo por año, todos los años que tengas. Un archivo por año es más fácil de verificar que uno solo con todo.

Ayuda de Siigo: Auxiliar de tercero por cuenta · Auxiliar por cuenta · Comprobantes detallados.

Cartera y cuentas por pagar

• Lo que te deben y lo que debes: Reportes → Clientes y proveedores → Cuentas por cobrar/pagar detallada por documento. En «Más filtros» escoge el tipo: saldos por cobrar (clientes) y luego saldos por pagar (proveedores). Sácalo dos veces, una por cada tipo.

Pide el detalle por documento, no el saldo por cliente: para seguir cobrando en el sistema nuevo necesitas saber qué factura está vencida, no solo cuánto debe cada uno.

Ayuda de Siigo: Cuentas por cobrar por documento · Cuentas por pagar por documento.

Facturas electrónicas

Es la parte que más tiempo toma. El XML de cada documento se descarga desde el comprobante: Ventas → en el listado, Ver documento → Más → Descargar XML. Los PDF sí tienen impresión masiva: Ventas → pestaña Envío masivo, para facturas (también las POS) y notas crédito y débito.

Si tienes miles de facturas, planéalo como un trabajo de días y empieza por los años que siguen abiertos para revisión. Las facturas se pueden consultar en la DIAN, pero una por una y con su CUFE: no es un respaldo, es un buscador.

Ayuda de Siigo: Descargar XML de documentos de venta · Impresión y envío masivo.

Nómina

• Empleados: Nómina → Empleados → Exportar lista de empleados, en Excel. No trae la dirección: esa tendrás que completarla aparte.
• Históricos: Reportes → Nómina → Reportes de nómina → Acumulados, por empleado y concepto, en Excel o PDF. Sácalo del año en curso completo: con eso se liquidan prima, cesantías y vacaciones en el sistema nuevo.

Ayuda de Siigo: Listado de empleados · Acumulados de nómina.

Antes de dar el paso

Con todo afuera, haz una prueba sencilla: que el balance de prueba que exportaste cuadre con la suma de los auxiliares, y que la cartera por documento sume lo mismo que la cuenta de clientes del balance. Si esas dos cosas cuadran, tienes la información completa. Si no, falta algo, y es mejor saberlo mientras todavía puedes entrar.

Lo demás —qué pedir por escrito, en qué formatos y cómo guardarlo— está en cómo sacar tu información del sistema que usas hoy. Sirve para Siigo y para cualquier otro.

Cómo lo hacemos en Mavox

No necesitas apagar Siigo el día que empiezas. Mavox trabaja al lado de tu sistema actual mientras migramos tu histórico, y el corte lo haces cuando los números cuadren. Está contado en migrar sin apagar el sistema que tienes.

Y la carpeta que armaste con esta guía no se pierde: te sirve para la migración, y si al final no nos eliges, te queda igual.