Migrar sin apagar lo que tienes

Por qué el corte de un fin de semana sale caro

Una migración de un solo salto falla por una razón de calendario. Los errores no aparecen el lunes, aparecen en el cierre del mes, cuando el inventario no cuadra y ya se facturaron tres semanas sobre un costo equivocado. Para entonces el sistema viejo está apagado, y lo que no se alcanzó a migrar dejó de ser consultable justo cuando hace falta.

Los saldos iniciales, el punto que nadie discute

Muchas migraciones empiezan «desde saldos iniciales». Se cargan los saldos de cartera, de inventario y de las cuentas contables a una fecha, y de ahí para adelante se vive en el sistema nuevo. El histórico se queda en el viejo.

Suena razonable hasta el día en que hay que comparar este marzo contra el marzo pasado, o sustentar una cifra de hace dos años ante una revisión. Entonces toca prender el sistema viejo, si todavía se puede prender, o pedirle a alguien que arme el dato a mano.

Antes de aceptar saldos iniciales haz una pregunta que tiene dos respuestas muy distintas. ¿Migrar el histórico completo es imposible, o es caro? La segunda se negocia.

Cómo se ve una operación en sombra

Tres etapas, en este orden.

1. Convivimos. El sistema nuevo se monta al lado del actual y empieza a recibir la misma información. Tu equipo sigue operando donde siempre. Nadie aprende un sistema nuevo y hace su trabajo el mismo día.

2. Aprendemos. Mientras se migra el histórico, el sistema nuevo se va ajustando a cómo opera tu empresa. Tus cuentas, tus centros de costo, tus turnos, la forma en que tu contador clasifica a cada proveedor. Esta es la etapa que decide si la migración sale bien, y también la que más incomoda, porque obliga a escribir reglas que hasta hoy vivían en la cabeza de dos personas.

Un ejemplo de lo que aparece ahí. En la bodega, el producto que vuelve por devolución de cliente se registra con el mismo código que el producto nuevo, y el jefe de bodega los distingue a ojo porque conoce la caja. En el sistema nuevo eso hay que decirlo con un motivo de movimiento. Ese tipo de acuerdo no escrito es el que se descubre en la etapa dos, y el que revienta una migración de un solo salto.

3. Desconectamos. Cuando los números de los dos sistemas coinciden durante el tiempo que ustedes acordaron, apagas el viejo. El corte deja de ser un salto de fe y pasa a ser una decisión con la evidencia encima de la mesa.

Así entra Mavox, para que compares

En Mavox la operación en sombra es la forma normal de entrar, no una excepción que haya que negociar. Se migra el histórico completo en vez de arrancar desde saldos iniciales, la implementación va de 3 a 9 semanas y se paga a los tres meses de estar operando; si no sigues, no la pagas. La fecha del corte la pone tu empresa.

Qué se compara, cada cuánto y quién firma

«Los números cuadran» tampoco es una respuesta. Acá va qué se compara, con qué frecuencia y quién responde por cada fila.

Tres cosas sobre esta tabla.

Acuerden desde el principio qué diferencia es aceptable, y por qué. Siempre hay diferencias, y la mayoría tiene una explicación buena, como un documento cargado en un lado y todavía no en el otro. El problema empieza cuando nadie las investiga y la lista de «pendientes por revisar» crece semana a semana hasta que ya nadie la abre.

Que las revise tu gente, no el proveedor. El que va a vivir con el sistema es el que tiene que ver los números cuadrar. Y hay un efecto secundario que por sí solo paga el trabajo: la auxiliar que comparó la cartera ocho semanas seguidas llega al día del corte sabiendo usar el sistema nuevo, sin haber hecho un curso.

Que cada comparación quede firmada, aunque sea en una hoja. Fecha, qué se comparó, qué diferencia salió y qué se hizo con ella. Ese legajo es lo que le presentas a la junta el día que pidas apagar el sistema viejo, y es lo que te salva si tres meses después alguien pregunta por qué un saldo de junio cambió.

La fila que más sorpresas da es la de existencias. Los dos sistemas pueden mostrar la misma cantidad y estar contando cosas distintas, porque uno descuenta el producto cuando se despacha y el otro cuando se factura, y entre el despacho y la factura pueden pasar dos días. No hay error de migración ahí. Hay una regla de negocio que nunca estuvo escrita, y conviene escribirla antes del corte y no después.

Cómo se decide el día del corte

Escríbanlo antes de empezar, cuando nadie tiene afán. Un criterio de corte razonable tiene cuatro partes.

• Cuántos períodos seguidos tienen que cuadrar. Por ejemplo, dos cierres de mes.
• Qué tiene que estar operando en el sistema nuevo antes del corte. Facturación electrónica emitiendo, nómina liquidada, conciliación bancaria al día.
• Quién firma. Una persona de tu empresa, no del proveedor.
• Qué pasa si no cuadra. Se aplaza el corte. Eso también se escribe.

Las tres objeciones que salen en la junta

«Lo que gastamos en el sistema anterior hay que botarlo». El primer día no se bota nada. El sistema actual sigue operando y sigue siendo el oficial hasta que el nuevo entregue los mismos números. Con eso, lo sometido a votación es bastante más pequeño que un cambio de sistema: correr los dos en paralelo unas semanas y decidir con las dos contabilidades a la vista.

«Hay cosas que no queremos tocar». Y está bien. Un punto de venta que funciona, una máquina ya instalada, un desarrollo a la medida que nadie quiere volver a abrir. La pregunta para el proveedor nuevo es si puede convivir con eso de forma permanente o si exige reemplazo total. Y hay una segunda pregunta, que es la que separa una integración real de un archivo que alguien sube todas las noches. Cuando yo pregunte por una cifra, ¿la respuesta me va a decir de qué fuente salió el dato?

«El sistema nuevo nos va a parar la operación». Puede pasar, y pasa cuando los controles entran encendidos de golpe. Un sistema que de un día para otro impide facturar por encima del precio pactado deja la caja parada un sábado a las ocho de la noche. Pregunta si los controles nuevos se pueden encender uno por uno, por empresa, y si pueden empezar avisando en lugar de bloqueando.