Cómo sacar tu información del sistema que usas hoy

Qué es «tu información», en concreto

«Nuestros datos» es una frase. Una lista es otra cosa, y esta es la que sirve para una empresa colombiana promedio.

• Maestros. Terceros con NIT, dígito de verificación y régimen; clientes con sus condiciones de pago; proveedores; empleados; productos con su código, unidad de medida y costo; plan de cuentas completo; centros de costo; listas de precios.
• Contabilidad. Comprobantes de todos los años que tengas, con su detalle línea por línea; libro auxiliar por cuenta y por tercero; balance de prueba mes a mes. El detalle importa, porque un balance sin sus auxiliares no sirve para reconstruir nada.
• Facturación. Las facturas emitidas con sus XML y su CUFE, las notas crédito y débito, y los documentos soporte. Lo mismo del lado de las facturas de proveedor que recibiste.
• Cartera y tesorería. Saldos por cliente y por proveedor con su edad, recibos de caja, pagos, anticipos, extractos conciliados.
• Inventario. Existencias por sede a una fecha de corte, kárdex con sus movimientos y motivos, costo promedio.
• Nómina. Contratos, novedades, liquidaciones por período, prestaciones causadas, vacaciones pendientes, marcaciones si las tienes. Es lo que más cuesta reconstruir y lo que más piden cuando llega una revisión.

Falta una pieza que rara vez se pide y que decide si todo lo demás sirve. El diccionario de datos. Qué significa cada columna, qué códigos usa cada estado, cómo se relaciona una tabla con otra.

Sin él pasa esto. El archivo de movimientos trae una columna llamada «TIPO_DOC» con los valores 01, 04 y 91, y nadie en tu empresa sabe cuál de los tres es una nota crédito. La información está completa y a la vez es inservible. Averiguarlo cuesta semanas de alguien abriendo documento por documento en la pantalla del sistema viejo, y solo se puede mientras el sistema viejo siga encendido.

En qué formatos debería llegar

Un formato sirve si lo puedes abrir sin el software del que saliste. Para todo lo tabular (maestros, movimientos, saldos, kárdex, nómina) pide CSV o Excel. Para los documentos electrónicos pide el XML, porque el XML de una factura electrónica es el documento y el PDF es apenas una representación suya. Deja el PDF para lo que de por sí es un papel firmado, como un contrato o un acta escaneada. Y si tu contrato te da derecho a un respaldo de la base de datos completa, pídelo. Es lo mejor que te pueden entregar y lo más difícil de conseguir.

Un pantallazo no es una entrega. Un informe en PDF de doscientas páginas tampoco, ni un acceso temporal para que consultes en línea.

Cómo se pide

Por correo y por escrito, aunque tengas al ingeniero en WhatsApp. Un mensaje corto con cinco cosas.

• La lista de arriba, recortada a lo que tu empresa realmente tiene.
• La fecha de corte. Por ejemplo, todo hasta el último día del mes pasado.
• El formato que esperas.
• La fecha en que lo necesitas.
• Una pregunta directa. ¿Esto tiene algún costo? Si lo tiene, ¿cuánto y con qué respaldo contractual?

Hay una razón para pedirla que no depende de con quién trabajes. El artículo 60 del Código de Comercio obliga a conservar los libros y papeles del comerciante cuando menos diez años, contados desde el cierre o desde la fecha del último asiento. Ese deber es de tu empresa, no de tu proveedor de software. El día que cambies de sistema, o que el proveedor deje de operar, la obligación sigue donde estaba.

Decreto 410 de 1971 (Código de Comercio), artículo 60, en el Gestor Normativo de la Función Pública. Consultado el 20 de septiembre de 2026.

Antes de mandarlo, lee tu contrato. Busca las palabras «extracción», «exportación», «portabilidad», «terminación» y «devolución de información». Ahí está escrito qué te deben, cada cuánto y gratis o no. A veces aparece un derecho que nadie recordaba, y a veces aparece que nunca se pactó.

Si la respuesta es una cotización tienes dos caminos. Negociarla mientras todavía eres cliente, que es cuando más barata sale, o dejar constancia escrita de la negativa. Las dos cosas valen más que discutirlo por teléfono.

Qué dice un contrato de Mavox en ese punto

Ya que vas a leer el tuyo, esto es lo que queda escrito en uno nuestro, para que la comparación sea pareja. Tu información es tuya y te la llevas completa, en formatos abiertos, y la extracción completa está incluida dos veces al año, sin costo. Dos veces al año es un número que se puede reclamar.

Y para entrar no hace falta sacarlo todo de una. Mavox opera al lado de tu sistema actual mientras se migra el histórico, y el corte lo haces cuando los números cuadren. Está contado en migrar sin apagar el sistema que tienes.

Cómo verificar que lo que te entregaron sirve

Recibir los archivos todavía no es tener la información. Antes de dar por cerrada la entrega, haz estas cinco pruebas. Tardan medio día.

• Cuadra los totales. La suma de los movimientos contables de un mes tiene que dar el balance de prueba de ese mes. Si no da, falta algo.
• Cuenta los registros. ¿Cuántas facturas emitió tu empresa el año pasado? Ese número lo sabes. Compáralo con las filas del archivo.
• Abre diez documentos al azar y revísalos contra el sistema, en pantalla.
• Revisa los terceros. Que traigan NIT y no solo un código interno. Un maestro de clientes sin NIT no se puede cruzar con nada.
• Prueba los XML. Que abran y que el CUFE esté ahí.

Qué se queda en el sistema viejo

Conviene saberlo desde el principio, porque es donde la gente se lleva el susto.

• La configuración. Las reglas, las parametrizaciones y los flujos que alguien armó durante años se quedan. Todo eso se vuelve a construir en el sistema nuevo.
• Los desarrollos a la medida que pagaste, si el contrato dice que el código es del proveedor.
• Los adjuntos, muchas veces: el soporte escaneado que alguien subió a una factura.
• El historial de quién hizo qué, que rara vez viene en la extracción.
• Lo que nunca estuvo en el sistema. Los acuerdos de pago que viven en un WhatsApp, el kárdex de una libreta, la cartera en un Excel. El día que se pierde el celular, se pierde el acuerdo.

Y cuando ya la tengas

Una extracción al año, con su fecha, en un lugar al que tenga acceso más de una persona de tu empresa. No en el escritorio del computador de la contadora. Esa carpeta es lo que te da poder de negociación en la próxima conversación con cualquier proveedor, el nuestro incluido.