Siete señales de alerta al elegir un ERP

1. Quién es el dueño de tu proveedor

Un fondo de capital privado compra una empresa para venderla más cara en unos años. Así funciona ese oficio, y no tiene nada de raro. Sí cambia en qué se invierte mientras tanto y en qué no, y tú vas a firmar por cinco años.

Averigua quién es el dueño hoy y desde cuándo. En Colombia no hace falta pedírselo al vendedor: la composición accionaria de una sociedad se consulta en el certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio, y muchos proveedores de software reportan sus estados financieros a la Superintendencia de Sociedades, que los publica. Media hora de lectura te dice más que la diapositiva de «nuestra historia».

Y después ve al contrato a buscar qué pasa con él si la empresa se vende. Hay dos redacciones posibles y conviene saber cuál te tocó. O puedes terminar el contrato cuando cambia el control de tu proveedor, o tu contrato pasa al comprador sin que nadie te pregunte. Si el vendedor te dice que eso «no va a pasar», pídele que lo escriba. Una cláusula de cambio de control ocupa tres renglones; una conversación en una reunión no ocupa ninguno.

2. Si te cobran por usar tus propios datos

Tu tienda en línea, tu banco o tu herramienta de análisis necesitan consultar el ERP, y algunos proveedores venden ese acceso por paquetes de llamadas al mes, con un tope por minuto. Pregunta cuántas llamadas trae el plan y qué pasa el día de la promoción, cuando el tope se pasa a las once de la mañana.

3. Cuánto cuesta migrar, y en qué equipos

Pasar a la nube no siempre significa entrar desde el navegador. A veces es el mismo programa de siempre publicado por escritorio remoto, con servidores, licencias de base de datos y equipos en un dominio. Pregunta qué máquinas exige el sistema, si se entra desde el celular sin escritorio remoto, y cuánto vale la migración, que se cotiza aparte de la cuota mensual.

4. Cómo se renueva y cuánto sube

Hay contratos que se renuevan solos si nadie avisa a tiempo. Busca con cuánta anticipación hay que avisar para evitarlo, y con qué fórmula sube el precio cada año. «Reajuste anual» a secas no es una fórmula.

5. Cuánto cuesta irse

La permanencia se ve en la primera página. Dos hojas más adelante están las dos cláusulas que se leen menos.

La primera dice qué pagas si sales antes de tiempo. Léela con el calendario al lado y haz la cuenta del mes catorce, que es cuando se decide. En esa fecha ya sabes si el sistema te sirvió, ya pasaste un cierre de año con él y todavía te faltan tres o cuatro años de contrato. Si la cláusula dice que salir cuesta todas las cuotas que faltan, lo que firmaste no es un servicio mensual.

La segunda dice qué pasa con tu información el día que termina. Pregunta tres cosas, en este orden: si te la entregan sin que la pidas o solo si la pides, cuántos días tienes para descargarla desde que avisas, y en qué formato llega. Un balance en PDF es un papel. Tu contador necesita el auxiliar por tercero, el kárdex y la cartera en Excel o en un archivo de texto separado por comas, que es lo que otro sistema puede leer. Cómo se pide cada cosa está en cómo sacar tu información del sistema que usas hoy. Y hay un plazo que no negocia el contrato: el artículo 60 del Código de Comercio te obliga a conservar los libros y papeles de tu empresa cuando menos diez años desde el cierre o el último asiento. Si el proveedor te da treinta días para descargar, el que queda incumpliendo después no es él.

6. Si te pueden apagar la versión que usas

Cuando un proveedor termina el soporte de una versión, te toca migrar a la nueva en su calendario y no en el tuyo, a veces con un recargo para quien se demore. Pide la fecha en que termina el soporte de la versión que te están vendiendo hoy.

7. Qué mide el soporte

El último se lee rápido y se sufre tarde. Un acuerdo de servicio puede comprometer cuánto tardan en contestarte, que no es lo mismo que cuánto tardan en resolverte: un correo automático a los diez minutos cumple la cláusula. Léela buscando la palabra «diagnóstico» y mira el horario que tiene al lado. El sábado a las ocho de la noche, con las cajas abiertas y la facturación caída, es cuando se averigua qué fue lo que compraste.

Las siete respuestas de Mavox están por escrito: sin permanencia y sin renovación automática, con la información de vuelta sin que la pidas, y el detalle del soporte en soporte. Las comparaciones con marca y con fuente pública están en comparar, y la suma a cinco años se arma con la guía de lo que cuesta tu ERP.