Instrucciones de borrado de datos

1Qué datos borramos

Cuando pides la supresión podemos borrar, según el tipo de titular que seas:

1.1. Si eres parte de una empresa usuaria (dueño o colaborador)

• Tu cuenta de usuario y tus credenciales de acceso.
• Tu nombre, correo, teléfono y datos laborales.
• Configuraciones asociadas únicamente a tu perfil, no las compartidas con el equipo.
• Tokens de integración con WhatsApp o redes sociales vinculados solo a tu cuenta personal.

Si eres el único administrador de la empresa, borrar tu cuenta implica terminar la suscripción y borrar la empresa entera. Ver el punto 8.

1.2. Si eres cliente final de una empresa que usa Mavox

• Tu nombre, tipo y número de documento, correo y teléfono.
• Direcciones y coordenadas geográficas guardadas para domicilios.
• Datos de vehículo, cuando el servicio los registra.
• Mensajes de WhatsApp vinculados a ti y sus archivos adjuntos, cuando legalmente proceda.
• Documentos adjuntos a tu perfil, por ejemplo copia de tu documento de identidad.

2Cómo solicitarlo

Escribe a contacto@mavox.ai con el asunto «Solicitud de borrado de datos» e incluye:

• Tu nombre completo.
• Tu número de documento —cédula, NIT u otro según corresponda—.
• Copia legible de tu documento de identidad, o poder especial si actúas en representación de otra persona.
• El correo o el número de WhatsApp con el que interactuaste con Mavox, si lo recuerdas.
• Descripción clara de lo que quieres borrar: toda tu cuenta, solo las conversaciones, solo ciertos datos.
• La dirección o el correo donde podemos responderte oficialmente.

Si la empresa con la que interactuaste sigue activa en Mavox, también puedes pedirle a ella —como responsable del tratamiento— que borre tu información. Nosotros la apoyamos para que lo logre.

3Plazo de respuesta

Respondemos dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción de tu solicitud completa, prorrogables hasta por 8 días hábiles más cuando la complejidad lo requiera, en los términos del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si necesitamos información adicional para identificarte o para entender el alcance de la solicitud, te escribiremos: el plazo empieza a correr cuando recibamos esa información.

4Qué retenemos por ley

Algunos datos no pueden borrarse de inmediato porque una norma nos obliga a conservarlos:

• Facturas y documentos tributarios: mínimo 5 años (Estatuto Tributario).
• Registros contables y de auditoría: hasta 10 años (Código de Comercio).
• Pruebas de consentimiento: mientras dure la relación, más el plazo de prescripción de las acciones legales que pudieran derivarse.
• Información requerida por autoridad competente: por el tiempo que la autoridad lo exija.

En esos casos marcamos tu perfil como suprimido, limitamos el acceso al mínimo personal autorizado y eliminamos los datos restantes al vencer la obligación legal.

5Qué pasa técnicamente

• Validación de identidad: verificamos que eres el titular o su representante debidamente autorizado.
• Borrado lógico inmediato: marcamos tu perfil como suprimido y dejas de aparecer en el producto.
• Borrado físico: dentro de los 30 días siguientes eliminamos definitivamente los datos que no estén sujetos a conservación legal.
• Propagación a sub-procesadores: enviamos las solicitudes de borrado a los servicios externos —Meta, Firebase, Supabase y demás— y hacemos seguimiento hasta confirmar la acción.
• Confirmación: te enviamos una comunicación con el detalle de lo borrado y lo retenido.

6Datos enviados por WhatsApp

Si pides el borrado de tus conversaciones con una empresa que usa Mavox y WhatsApp Business:

• Borramos el historial conversacional guardado en nuestros servidores y asociado a tu número o a tu documento: mensajes, archivos y notas internas del agente.
• Borramos los eventos de consentimiento asociados al canal de WhatsApp.
• Meta, como operador de la plataforma WhatsApp, mantiene su propia política de retención. Puedes ejercer tus derechos directamente ante Meta en su formulario de contacto.

7Borrado en sub-procesadores

Mavox comparte datos con proveedores técnicos, cuyo tratamiento se describe en la sección «Con quién los compartimos» de la Política de Privacidad. Puedes pedirnos el detalle de nuestros sub-procesadores escribiendo a contacto@mavox.ai. Al recibir una solicitud de borrado ejecutamos las APIs de borrado disponibles en cada proveedor; para los que no tienen API, o tienen ventanas de retención propias, esperamos el tiempo que su política imponga y hacemos seguimiento. Si un sub-procesador no permite el borrado efectivo en un plazo razonable, te lo informamos de forma transparente.

8Consecuencias de la solicitud

El borrado es irreversible. Antes de pedirlo ten en cuenta que:

• Perderás el acceso a tu cuenta y no podremos restaurar la información borrada.
• Si eras el único administrador de la empresa, la cuenta de la empresa también termina y los colaboradores pierden el acceso.
• Las facturas electrónicas emitidas permanecen en la DIAN por obligación legal, independientemente de este borrado.
• Si tenías un pago en proceso, te devolveremos lo que corresponda según los Términos y Condiciones.

Canal de atención al titular

contacto@mavox.ai

Responsable: Deep & CO S.A.S. · NIT 901.036.745-2 · Medellín, Colombia.

Plazo de respuesta: 10 días hábiles para consultas y 15 para reclamos (Ley 1581 de 2012, arts. 14 y 15).

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