ERP con inteligencia artificial: cómo reconocer uno de verdad

La prueba de la factura

Lleva a la demo una factura de un proveedor tuyo, de las difíciles: la del transportador que factura por viaje con tres anexos, o la del proveedor de empaques que cambia el precio por volumen a mitad de mes. Lleva también un extracto bancario del mes pasado. Pide que los abran ahí, delante de ti, sin preparación previa.

Estás midiendo quién termina haciendo el trabajo, no si el sistema «reconoce» la factura. Mira quién teclea, cuántas pantallas hay entre el documento y el asiento contable, y qué pasa cuando el número no coincide con la orden de compra. Si la respuesta es que eso se configura después, en la implementación, pídelo por escrito y con fecha. Si no se puede mostrar en una demo con un documento real, tampoco se sostiene en una propuesta.

Hay tres momentos de esa prueba que valen más que el resto. El primero es cuando el sistema tiene que decidir a qué cuenta va el gasto: pregunta si esa decisión la toma una regla que tú escribiste o si la propone el sistema, y qué pasa la segunda vez que llega una factura de ese mismo proveedor. El segundo es el IVA y la retención, que en Colombia dependen de quién es el tercero y no del documento: mira si el sistema sabe que ese proveedor es autorretenedor o si alguien tiene que acordarse. El tercero es el error a propósito: pídeles que cambien un valor para que la factura no cuadre con la orden, y mira qué pasa. Un sistema que sigue de largo te va a dejar descubrir la diferencia en el cierre.

Y toma el tiempo. No el del comercial contando, el del reloj: cuánto se demoró la factura desde el correo hasta quedar causada, y cuántas veces intervino una persona en el camino. Medida con tu documento y delante de ti, esa cifra es la única que puedes comparar entre tres proveedores sin que nadie te la interprete.

Dos formas de poner IA en un sistema

Un chat encima. El sistema sigue siendo el de siempre. Alguien digita la factura, alguien concilia el banco, alguien persigue la cartera. Al lado aparece un asistente que responde preguntas, resume un informe o consulta una norma. Sirve, y el trabajo lo sigue haciendo tu equipo.

Un sistema hecho con IA. La inteligencia artificial está en el camino del dato: lee el documento que llega, lo registra, lo cruza con lo que debería coincidir y avisa cuando no cuadra. Tu equipo deja de digitar y pasa a revisar.

Hay una manera rápida de saber en cuál de los dos estás. Pregunta qué deja de pasar si apagan la inteligencia artificial. Si lo único que se pierde es el chat, era un chat. Si se detiene trabajo que antes hacía una persona, está en la base del sistema.

Dónde queda Mavox

La factura que llega al correo Mavox la lee, la cruza con la orden y con lo recibido y la causa. Las cinco primeras de cada proveedor nuevo las aprueba tu equipo; de ahí en adelante van solas. El extracto del banco lo cruza y propone cada registro para que tu equipo lo apruebe. Los números los calcula un motor de reglas y no un modelo, y ningún modelo se entrena con la información de tu empresa. Está contado con más detalle en ¿por qué Mavox y no un ERP? y en seguridad.

Siete preguntas para la demo

Estas siete se hacen en la misma reunión de la factura y caben en la hoja de comparación de cómo comparar software de gestión en Colombia.

1. ¿Qué hace la IA sin que nadie le pregunte? Un ejemplo concreto de tu operación, no de la presentación.
2. ¿Quién aprueba, y cuándo deja de hacer falta aprobar? Un sistema serio empieza pidiendo revisión y la va soltando con reglas que tú puedes ver y cambiar.
3. ¿Los impuestos, la nómina y los saldos los calcula la IA o un motor de reglas?
4. ¿Se entrena algún modelo con la información de mi empresa? Que te muestren dónde está escrito; cómo se comprueba está en ¿entrenan la IA con los datos de tu empresa?.
5. ¿La IA viene en todos los planes o solo en el más caro? Y si se cobra aparte, con qué unidad se mide.
6. ¿Quién paga el consumo de los modelos, y dónde lo veo?
7. ¿Cómo prueban el software, y quién lo vigila cuando algo se rompe un domingo?

En cuánto tiempo sale un cambio

Hay una pregunta que suena técnica y no lo es. Pide un ejemplo concreto —un informe nuevo, un campo en la factura, una regla de causación para un proveedor— y que te den la fecha en que estaría. Un proveedor que tarda seis meses en agregar un campo no tiene un problema de inteligencia artificial: tiene un sistema que nadie entiende por dentro, empezando por su propia gente. Y lo que le pasó a tu informe le va a pasar a la resolución que saque la DIAN en marzo.

La cuenta no la hace la IA

Hay una cosa que la inteligencia artificial no debería estar haciendo, y es la cuenta. Una nómina con recargos y dominicales, o una retención en la fuente, tiene que dar lo mismo hoy y el jueves, y tiene que poder revisarse línea por línea contra la norma. Si un chat te escupe la cifra, pregunta quién hizo la operación. Cuando un modelo de lenguaje suma, entrega números que parecen ciertos, y el que los firma ante la DIAN es tu contador.

La otra cosa es ejecutar sin reglas. Todo lo que la inteligencia artificial haga tiene que quedar registrado, con quién lo aprobó y cuándo, y con la posibilidad de devolverlo.