Cómo comparar software de gestión en Colombia

1Costo total a tres años, no cuota mensual

La cuota mensual es la cifra que te van a repetir en las tres reuniones, y es la que menos dice sobre lo que vas a pagar. Las propuestas se ordenan por otra cuenta, la suma de treinta y seis meses con todo lo que cuelga de ellos.

Empieza por la implementación, que suele venir partida en dos. Hay una cifra en la propuesta y hay un renglón que dice «horas adicionales según alcance». Pregunta cuántas horas trae la cifra, qué pasa el día que se acaben y a cuánto queda la hora después. Un proveedor que no te contesta eso antes de firmar tampoco te lo va a contestar en el mes tres.

Después la cuota, pero contada por treinta y seis meses. Busca el incremento anual, que puede estar en un anexo y puede decir IPC o IPC más unos puntos. Sobre tres años, esos puntos son plata. Y busca también qué pasa con el descuento del primer año, porque el descuento que te hicieron para firmar suele traer fecha de vencimiento escrita en alguna parte.

Los informes nuevos son el gasto que nadie presupuesta. Vas a pedir tres al año, mínimo. Uno que el gerente comercial quiere partido por zona, otro que el revisor fiscal pide de otra forma y un tercero que aparece cuando entre una línea de negocio. Pide el precio de uno solo y multiplícalo.

Las integraciones cuestan dos veces. Cuesta montarlas contra lo que ya usas, y cuesta sostenerlas el día que cualquiera de los dos lados saque una versión nueva. Pregunta quién paga ese mantenimiento y con cuánto aviso se entera tu empresa.

Y falta una línea que no aparece en ninguna propuesta, las horas de tu propia gente. Tu contador, tu jefe de compras y quien maneja el inventario van a pasar semanas en reuniones, en pruebas y cargando datos, mientras siguen haciendo su trabajo. Ponles un costo por hora y súmalo. Puede ser la línea más grande de la hoja, y es la única que no te va a cobrar nadie.

El resto se cuenta rápido, proveedor por proveedor.

• Módulos que hoy no necesitas y el año entrante sí.
• Actualizaciones mayores, si se cobran.
• Consumo de inteligencia artificial, si se cobra por uso.

El orden que sale de esa suma rara vez es el mismo orden de las cuotas mensuales, y es la primera cosa útil que vas a sacar de las tres propuestas.

2Quién se adapta a quién, y cómo se cobra

Ninguna empresa cabe completa en un sistema tal como viene. Entre proveedores cambia qué pasa cuando lo dices en voz alta.

Pregunta lo mismo a los tres con un ejemplo real de tu operación. Así liquidamos las comisiones de los vendedores; ¿esto cómo se hace en su sistema? Y clasifica la respuesta:

• Ya lo hace. Pide verlo en pantalla, no en una diapositiva.
• Se configura. Pregunta quién lo configura, en cuánto tiempo y si se cobra.
• Se desarrolla. Pregunta cómo se cobra, de quién queda el código, y qué pasa con ese desarrollo cuando salga una versión nueva.
• No se puede. Es una respuesta perfectamente válida, y la más útil de las cuatro.

3Qué pasa cuando tu empresa crece

Aquí es donde las propuestas baratas se vuelven caras. Anota en pesos, para cada proveedor, cuánto cambia la cuota con diez empleados más el año entrante, con una sede nueva, con una segunda razón social y con el doble de transacciones diarias.

Si el modelo cobra por usuario, por transacción o por llamada a la integración, crecer te encarece la unidad. Es el modelo de negocio del proveedor, y por eso mismo tiene que estar en tu hoja antes de firmar.

4Cómo se sale

Se negocia al entrar, porque al salir ya no tienes con qué negociar. Averigua si hay permanencia y cuánto cuesta romperla, qué te llevas y en qué formato, en cuánto tiempo te lo entregan y cuántas veces al año puedes pedirlo. Después busca esas respuestas en el borrador del contrato y no en la memoria de la reunión.

5Las exigencias colombianas que no todos cumplen igual

Un sistema puede ser excelente y no servir aquí. Pide que te muestren funcionando, no en la lista de módulos:

• Facturación electrónica ante la DIAN, emitiendo factura, nota crédito y nota débito con su CUFE.
• Recepción de facturas de proveedor y lectura del XML.
• Retenciones —fuente, IVA, ICA— calculadas, no digitadas.
• Nómina electrónica, seguridad social y PILA, prestaciones y liquidaciones.
• Jornada laboral colombiana, con recargos nocturnos, dominicales, extras y descansos.
• Información exógena y borradores de declaración para tu contador.
• NIIF, centros de costo y presupuesto.
• Varias razones sociales en un solo lugar, si tu grupo las tiene.

6Cuando dicen «inteligencia artificial», ¿de qué están hablando?

Las tres propuestas dicen «con IA». Adentro puede haber tres cosas distintas y conviene preguntar por cada una.

Un motor que calcula. Mismo dato de entrada, mismo resultado, auditable línea por línea. Ahí viven la liquidación de la nómina y las retenciones. Pregunta si el número lo calcula un motor o lo redacta un modelo, y si lo puedes auditar renglón por renglón. Cuando un modelo de lenguaje suma, entrega cifras que parecen ciertas y no cuadran.

Un modelo que lee. Abrir la factura que llegó por correo y sacarle los datos, incluso del PDF cuando el archivo electrónico no los trae. Pregunta qué pasa cuando el documento llega mal y quién lo revisa. Ahí es donde se quita digitación.

Un agente que conversa. Contestarle a tu cliente por WhatsApp, o contestarte a ti con tus números. Pregunta qué puede ejecutar sin preguntarte y qué queda registrado.

Cierra con dos preguntas que valen por toda la sección. Si se entrena algún modelo con la información de tu empresa, que está desarrollada en ¿entrenan la IA con los datos de tu empresa?, y si el consumo de inteligencia artificial va incluido o se cobra aparte, con qué medidor.

Cómo no perder dos horas en la demo

Una demostración se prepara igual que una entrevista de trabajo.

1. Manda tus preguntas antes. Cinco escenas de tu operación, escritas, y que las muestren en ese orden.
2. Pide ver el sistema. Que alguien filtre en pantalla, abra un documento y llegue hasta el soporte que originó la cifra.
3. Pregunta qué está encendido hoy y qué no. «Está en el producto» y «está funcionando en un cliente» son dos afirmaciones distintas, y el proveedor que te las separa te ahorra el mes cuatro.

La hoja, para copiar

Llénala también con nosotros, que para eso está publicada. Estas son las casillas de Mavox. Sin cobro por usuario; implementación de 3 a 9 semanas, pagada a los tres meses de estar operando y sin pagarla si decides no seguir; sin cláusula de permanencia; tu información en formatos abiertos, con extracción completa incluida dos veces al año; el consumo de inteligencia artificial facturado directo por el proveedor, al costo y con el tope que tú pongas; y ningún modelo entrenado con la información de tu empresa. El detalle del cobro está en cómo cobramos.