Las doce preguntas que hay que hacer antes de firmar un software de gestión

El precio que no está en el precio

Las tres cotizaciones traen un número grande arriba. Ese número rara vez es el que vas a estar pagando el año entrante, y las cuatro preguntas de abajo son las que lo mueven.

1. ¿Qué incluye exactamente este número y qué no? Que te lo separen en tres líneas. La implementación, lo que vas a pagar todos los meses, y lo que se cobra aparte. Mientras las tres vayan sumadas en una sola cifra, todavía no sabes qué estás comprando.

2. ¿Cómo se cobra, por usuario, por empresa, por sede, por módulo o por transacción? La versión aterrizada de esa misma pregunta es la que sirve. Si el año entrante contratas diez personas y abres una sede, ¿cuánto sube la cuota? Que te lo digan en pesos y con la cuenta hecha, no en porcentajes.

El cobro por usuario tiene un efecto que se ve a los dos años. En la bodega quieren que el auxiliar de despachos consulte existencias antes de armar el pedido, pero consultar existencias cuesta un usuario más, así que el auxiliar le sigue preguntando por WhatsApp a la persona que sí tiene clave. El sistema termina con seis usuarios y la empresa operando con veintiocho personas por fuera de él. Ahorras en licencias y lo pagas en información que nunca entró.

En Mavox el precio se arma sobre tu operación y no sube por sumar gente. Está explicado en cómo cobramos.

3. ¿Cuánto cuesta un informe que hoy no existe, y en cuántas semanas lo tengo? Esta sola respuesta te reordena el análisis, porque vas a necesitar informes nuevos. Es difícil operar tres años sobre un sistema sin pedir un corte distinto del que te entregaron el primer día.

Pasa más o menos así. En enero el gerente pide la rentabilidad por sede, que el sistema no trae, y el consultor la cotiza. Se aprueba. En marzo la contadora necesita el auxiliar por tercero con el centro de costo al lado, porque se lo pidió la revisoría, y se cotiza otro. En julio un cliente grande exige el consumo mensual en su propio formato para seguir comprando, y se cotiza un tercero. Ninguno de los tres estaba en la cotización que comparaste en diciembre, y los tres eran previsibles.

Si la respuesta es «eso se cotiza», pide una cotización de ejemplo ahora, con horas y con fecha de entrega, mientras todavía te quieren vender. Un informe que hoy tarda una semana y dentro de un año tarda dos meses termina cambiando cómo decide tu empresa, porque lo que no llega a tiempo se reemplaza con memoria.

4. Cuando dicen «inteligencia artificial», ¿está incluida en la cuota o se cobra por uso? Si se cobra por uso, pregunta con qué medidor, quién lo lee y qué pasa el mes en que la máquina trabaje el doble. Un cobro por uso que puedes ver en pantalla y topar tú mismo es una cosa. Uno que aparece en la factura del mes siguiente es otra.

El tiempo lo pone tu gente

5. ¿Qué fecha exacta emito mi primera factura real en producción? No «cuándo terminamos la implementación». La fecha en que tu empresa le factura a un cliente desde el sistema nuevo. Es la única fecha que le importa a tu operación.

6. ¿Cuántas horas de mi equipo necesita el proyecto, por semana y durante cuántas semanas? Esta es la parte que nunca está costeada. Los meses de una implementación no los pone el proveedor. Los pone tu contadora, encima del cierre que igual tiene que entregar el día diez. Si nadie te da ese número, el cronograma que te mostraron todavía no es un cronograma.

7. ¿Quién de ustedes va a estar sentado en mi empresa, y hasta cuándo? Con nombre y apellido. El riesgo conocido es que el consultor que levantó tu operación esté en otro proyecto el martes siguiente a la salida en vivo, y las dudas se queden sin dueño.

Los cambios que vas a pedir el primer año

Ninguna empresa cabe completa en un sistema tal como viene. Vas a pedir cambios. Antes de firmar averigua cómo se cobran y qué pasa con ellos cuando salga la versión siguiente.

8. Lo que hoy no hace y mi operación necesita, ¿es parte del producto o es un desarrollo aparte? Y si es aparte, ¿quién lo hace, cómo se cobra —por hora o por alcance— y de quién es el código cuando esté listo?

9. Cuando salga una versión nueva, ¿qué pasa con lo que me desarrollaron a la medida? El desarrollo que calculaba las comisiones deja de cuadrar el día de una actualización, y arreglarlo es otra cotización. Pregunta quién paga esa reparación y ponlo por escrito. Hay un artículo entero sobre eso en el desarrollo a la medida que se rompe al actualizar.

10. ¿Cada cuánto actualizan, y qué tengo que hacer yo cuando actualizan? En algunos sistemas una actualización mayor es un proyecto con su propio presupuesto y su propio fin de semana.

En Mavox lo que tu operación necesita para arrancar se construye durante la implementación, y lo que pidas nuevo ya operando se cotiza en horas antes de empezar.

La salida se negocia al entrar

Esto suena a desconfianza. Pregúntalo igual. El día que quieras irte ya no vas a tener poder de negociación, y hoy sí lo tienes.

11. ¿Qué me llevo el día que me vaya, en qué formato, en cuánto tiempo y cuánto cuesta? «Sus datos son suyos» no alcanza como respuesta. La que sirve es una lista. Terceros, productos, plan de cuentas, movimientos contables, facturas emitidas y recibidas con sus XML, cartera, kárdex, nómina. En archivos que se abran sin su software, y con un plazo escrito en días.

Si esa respuesta es cierta se puede comprobar hoy, sin esperar al día de la salida. Pídele al proveedor el auxiliar contable de un mes cualquiera en Excel y mira cuánto tarda en llegar y en qué estado llega. Si un mes tarda dos semanas, doce años van a tardar lo que ellos decidan.

12. ¿Hay cláusula de permanencia, y qué pasa si me voy en el mes seis? Multa, saldo acelerado, servicios que se apagan. Si la hay, que quede escrito en cuánto se traduce.

En Mavox no hay cláusula de permanencia, y la extracción completa de tu información en formatos abiertos está incluida dos veces al año sin costo. Cómo pedírsela a tu proveedor actual está en cómo sacar tu información del sistema que usas hoy.

Cómo se leen las respuestas

Tres reglas para no perder el tiempo leyéndolas.

• Por escrito o no cuenta. Lo que te dijeron en la reunión desaparece cuando cambia el vendedor.
• Una respuesta vaga ya es una respuesta. «Eso lo vemos en la implementación» quiere decir que el precio se define cuando ya no puedas salirte.
• Si alguna de las doce se queda sin respuesta clara, el número que tienes en la mano está incompleto.